Ob Fachkräftemangel, neue Versorgungsstrukturen, die Umsetzung von laufenden KHZG-Projekten oder Ablöse von bestehenden Systemen – Krankenhäuser, aber auch Softwareanbieter, stehen derzeit vor großen Herausforderungen und müssen viele Digitalisierungsprojekte innerhalb kurzer Fristen gleichzeitig umsetzen. Für alle Krankenhäuser, die in naher Zukunft ein neues KIS einführen möchten, bietet Meierhofer mit M-KIS Now eine neue Projektierungsmethodologie, welche die KIS-Implementierung und den späteren Betrieb innerhalb kurzer Zeit mit überschaubaren Ressourcen zulässt. Christian Köhl, Bereichsleiter Kundenprojekte und Vertrieb Meierhofer Deutschland, erläutert, wie das geht und dass es bereits erfolgreich umgesetzt wird.

Lieber Christian, bevor wir über M-KIS Now sprechen, an Dich die Frage: Wie erlebst Du die momentane Situation?

Ruhige Zeiten habe ich im Vertrieb wie Projektgeschäft eigentlich selten erlebt. Aber es stimmt schon, in den nächsten Jahren kommt auf uns alle – sowohl Krankenhäuser als auch Hersteller – viel Arbeit zu.

Viele Krankenhäuser haben KHZG-Fördermittel beantragt. Die Fördertatbestände 2 bis 6 sind bis Ende 2024 umzusetzen. Wer Fördermittel beantragt hat, muss das Projekt innerhalb drei Jahren Laufzeit erfolgreich nachweisen. Je nach Ausgang der aktuell laufenden Gespräche zwischen DKG und GKV-SV muss von gewichteten Sanktionsabschlägen je Fördertatbestand ausgegangen werden, so dass der Handlungsdruck zeitnaher wie erfolgreicher Projektierungen immens ist. Hinzu kommt noch der Fachkräftemangel, unter dem auch IT-Abteilungen in Krankenhäusern leiden.

Auch die Entscheidung von SAP, künftig keine Nachfolgelösung mehr für die Branchenlösung IS-H anzubieten, sorgt für mächtigen Wirbel. Zum einen müssen alle Krankenhäuser, die SAP-IS-H für Patientenmanagement und Abrechnung nutzen, sich nach neuen Lösungen umschauen. Betroffen sind aber auch die Häuser, die das Krankenhausinformationssystem i.s.h.med von Oracle/ Cerner im Einsatz haben, da es auf der gleichen, von SAP abgekündigten Technologie basiert. Diese Häuser, das sind im gesamten DACH-Gebiet mehrere hunderte, müssen bis spätestens 2030 auf ein neues KIS wechseln.

Wie will Meierhofer möglichst viele KIS-Einführungen umsetzen?

Das geht im Grunde nur mit einem stetig wachsenden Team aus Expert*innen, wobei ich in der glücklichen Lage bin, nahezu jeden Monat mehrere neue Kolleg*innen begrüßen zu können – und mit Standards. In vergangenen Projekten haben wir das schon öfter so erfolgreich umgesetzt – also in Time, Budget und Qualität. Zum Beispiel bei den Asklepios Kliniken Hamburg: Hier haben wir M-KIS in allen sieben Häusern bei 8.000 Betten für ca. 10.000 Anwender*innen innerhalb von fünf Jahren ausgerollt und dabei kontinuierlich Prozessvalidierungen des Standards vorgenommen. Aus dieser Erfahrung und auch aus zahlreichen anderen Kundenprojekten haben wir mit M-KIS Now ein Konzept und Vorgehensmodell für eine standardisierte und damit schnelle KIS-Einführung entwickelt.

Wie funktioniert die KIS-Einführung mit M-KIS Now?

Digitalisierung kann nur dann erfolgreich sein, wenn auch die Prozesse darauf abgestimmt sind. Bei uns brauchen Krankenhäuser diese Prozesse nicht neu denken, denn wir bringen sie gleich mit. Abgeleitet aus den zahlreichen Projekten in der Vergangenheit, haben wir fünf zentrale Prozesse identifiziert: den ärztlichen Prozess, den pflegerisch-therapeutischen Prozess, den ambulanten-Prozess, den Funktionsstellen-Prozess und den administrativen Prozess. Für diese fünf Kernprozesse haben wir Standards entwickelt, ergänzt um OH KIS-konforme Berechtigungsstandards. Daraus ist M-KIS Now als ganzheitliches Verfahren zur KIS-Einführung entstanden. Wir installieren die Software für standardisierte Arbeitsabläufe in Medizin, Pflege, Therapie, Ambulanz und Verwaltung, die klinikübergreifend funktionieren und sich in der Praxis bewährt haben.

Was haben Krankenhäuser davon?

Wir ermöglichen es Krankenhäusern, ein vollumfängliches KIS innerhalb kurzer Zeit mit einem überschaubaren Ressourceneinsatz einzuführen und nach Projektabnahme kostentransparent zu betreiben. Die Kunden sparen aber nicht nur Zeit und Geld, sondern profitieren vor allem von diesen praxiserprobten, klinisch validierten Prozessstandards. Diese sind zum Beispiel auch für die Außenkommunikation von Krankenhäusern wichtig. Sie befähigen sie zum vernetzten Austausch mit anderen Einrichtungen und ermöglichen es Klinikketten, ihr Personal flexibel einzusetzen, da sich Anwender*innen mit dem System bereits auskennen. Und auch innerhalb des Hauses ist es natürlich einfacher, Personal flexibel zwischen Abteilungen einzusetzen.

Welche weiteren Vorteile gibt es?  

Dadurch, dass das KIS so schnell startfähig ist, können wir auch frühzeitig damit beginnen, die ersten Key-User direkt an ihrem System zu schulen. So erreichen alle Stakeholder schnell ein Verständnis für das System, was für mehr Akzeptanz bei den Anwender*innen sorgt. Trotz des hohen Standardisierungsgrads, dieser liegt bei circa 80 Prozent – und wächst stetig – bleibt M-KIS flexibel parametrierbar. In den vergangenen Projekten haben wir circa 20 Prozent der Funktionen individuell, aber entlang eines strukturierten Change Managements auf die Kundenbedürfnisse angepasst. Wir erfüllen also auch weiterhin die Wünsche der Mitarbeitenden in den Krankenhäusern.

Aus Sicht der Geschäftsführung sind die planbaren Aufwände ein großes Plus: Der Zeitraum, den wir für die Einführung benötigen, ist gut überschaubar – wir bleiben hier teilweise unter einem Jahr. Da ein Großteil des Krankenhausinformationssystems bereits vordefiniert ist, reduzieren sich initiale Implementierungs- und auch laufende Betriebskosten.

Wie profitieren Krankenhäuser von M-KIS Now, die bereits M-KIS im Einsatz haben?

Viele Krankenhäuser, darunter auch unsere Kunden, haben im Rahmen des KHZG zahlreiche Fördergelder beantragt und müssen nun diese Projekte innerhalb kurzer Zeit umsetzen. Bestandskunden bieten wir mit dem M-KIS Now Ansatz zusätzlich Standards bei der Einführung von weiteren Lösungen, zum Beispiel für die Pflege.

Was sind die wichtigsten Voraussetzungen, damit eine schnelle KIS-Einführung gelingen kann?

Voraussetzung für diesen ebenso erfolgreichen wie für alle Seiten ressourcenschonenden Weg ist, dass Krankenhäuser offen für Prozessharmonisierungen sind und wo möglich auf Insellösungen verzichten. Außerdem muss offen und partnerschaftlich kommuniziert werden, um die Wege kurz und direkt zu halten. Sind diese Voraussetzungen erfüllt, profitieren Kliniken von schnell umgesetzten und zeitsparenden IT-Projekten bei gleichzeitig funktionsstarken und umfassenden Lösungen. Im Übrigen ist dies keine Vision, sondern bereits erfolgreich mit einem Klinikverbund verprobt und zwei weitere stehen in 2023 vor dem Echtbetrieb.

Wie läuft die KIS-Einführung mit dem M-KIS Now Standard konkret ab?

Zunächst schauen wir uns die Prozesse in einem Krankenhaus genau an, um ein Gefühl für die Arbeitsweisen dort zu bekommen. Die Basis-KIS-Komponenten werden dann gemäß unserer Standards installiert, wodurch rund 80 Prozent des gesamten Systems bereits vorhanden sind. Ausgewählte Key-User werden bereits jetzt geschult. Sie tragen das Wissen anschließend zu den Kolleg*innen in die Breite. Bis zu diesem Zeitpunkt wurden weder das Personal der IT-Abteilung noch der anderen Anwender*innen beansprucht. Sie werden erst im Anschluss an die erste Umsetzungsphase, in den sogenannten Delta-Gesprächen, in denen der individuelle Bedarf – also die verbleibenden 20 Prozent der Lösung – identifiziert werden, involviert.

Und wenn Krankenhäuser doch mehr Anpassungen wünschen?

Unsere Kunden haben natürlich weiterhin die Wahl: Entweder sie migrieren schrittweise und rollen M-KIS in ihrem Tempo mit den von ihnen gewünschten Ausprägungen aus oder sie ersetzen ihr bisheriges System nach dem M-KIS Now Konzept und starten zügig in der gesamten Einrichtung mit dem neuen System. Mit Blick auf die aktuellen Herausforderungen sind viele Krankenhäuser bereit, eine Abkürzung zu nehmen und den Weg mit M-KIS Now und mit uns zu gehen.