Dass sich neuen Kolleg*innen von der ersten Sekunde an bei Meierhofer wohlfühlen, ist eines der ersten Ziele nicht nur unseres Personalteams, sondern von uns allen. Damit das gelingt, begleiten wir den Einstieg neuer Mitarbeitenden mit einem strukturierten Onboarding-Programm. Eines der Highlights ist dabei der Welcome Day, bei dem sich die neuen Kolleg*innen aus verschiedensten Unternehmensbereichen kennenlernen, von der Geschäftsführung persönlich begrüßt und in die Unternehmensstruktur und -prozesse eingeführt werden. Hinter einem gelungenen Onboarding verbirgt sich aber noch viel mehr. Annette Gautherie-Kampka, Senior Recruiterin und Managerin Personalmarketing, ist im Personalteam u. a. für das Onboarding Konzept verantwortlich. Als sie vor fast sechs Jahren zu Meierhofer kam, war eines ihrer ersten Projekte, den Onboardingprozess zu hinterfragen und auszubauen. Seitdem feilt sie immer wieder mit Kolleg*innen aus dem Marketing und der Meierhofer Akademie sowie den Führungskräften an ihrem Herzensprojekt.

Was versteht man bei Meierhofer unter Onboarding?

Onboarding ist nicht einfach nur eine gelungene Einarbeitung, sondern beginnt bereits nach der Vertragsunterzeichnung, also noch vor dem ersten offiziellen Arbeitstag der neuen Mitarbeitenden. Insgesamt geht es bei einem gelungenen Onboarding um eine Vielzahl an Angeboten, die wir umsetzen, damit „die Neuen“ sich wohlfühlen, schnell ins Unternehmen integriert werden und sich zugehörig fühlen.

Das heißt, diese Angebote setzen bereits vor dem ersten Arbeitstag ein?

Ja genau, wir machen ein sogenanntes Preboarding. Das bedeutet, dass wir es neuen Mitarbeitenden vorab schon ermöglichen, an bevorstehenden (internen) Veranstaltungen teilzunehmen, bei denen sie ihr Team oder das Unternehmen kennenlernen können. In dieser Zeit halten wir auch Kontakt mit den zukünftigen Mitarbeitenden und unterstützen sie bei ihren Fragen.

Eine personalisierte Willkommens-E-Mail, die neue Mitarbeitende zwei Wochen vor ihrem Start erhalten, liefert alle wichtigen Details zum ersten Arbeitstag, gibt Orientierung und reduziert sicherlich die Anspannung, die mit einem Jobantritt einhergeht. Hier erfahren sie, wie der Ablauf des ersten Tages geplant ist, wer ihre Ansprechpartner*innen sind und – das ist uns besonders wichtig – wer der/die Mentor*in sein wird.

Mentor*in? Kannst du das bitte näher erklären.

Bei uns bekommen alle neuen Mitarbeitenden eine*n Mentor*in zugeteilt. Das sind in der Regel Kolleg*innen aus dem gleichen oder einem eng verknüpften Team, die schon etwas länger im Unternehmen sind. Der/die Mentor*in erklärt den neuen Mitarbeitenden die Arbeitsprozesse, weist auf Informationsquellen hin, führt aber auch in die Rituale oder ungeschriebenen Gesetzte des Unternehmens sowie die kulturellen Gepflogenheiten ein und hilft bei der Vernetzung und Integration.

Der erste Tag im neuen Arbeitsleben spielt eine entscheidende Rolle. Was bietet Meierhofer hier an, um Mitarbeitende gut abzuholen?

Am ersten Tag legen wir mit einer vom Personalteam konzipierten Einführungsveranstaltung los, in der wir den neuen Mitarbeitenden die wichtigsten Informationen zur Orientierung im Unternehmen liefern. Sie lernen die wichtigsten Ansprechpartner*innen kennen, auf die sie in den ersten Tagen bei Fragen zugehen können, und erhalten Antworten auf die dringendsten Fragen. Neben einem herzlichen Empfang machen wir mit Willkommensgeschenken als Zeichen der Zugehörigkeit deutlich, dass wir eine besondere Beziehung aufbauen wollen. Unser zentrales Erkennungsmerkmal ist der allseits beliebte Meierhofer Rucksack.

Sobald die Mitarbeitenden mit ihrem Equipment ausgestattet sind, lernen sie ihre*n Mentor*in sowie ihre Führungskraft kennen. Die Führungskraft bespricht dann in einem ersten 1:1 Gespräch mit dem/der neuen Mitarbeiter*in den individuell erstellten Einarbeitungsplan.

In den ersten Wochen findet zudem der von unserer eigenen Akademie organisierte Welcome Day statt, zu dem alle neuen Mitarbeitenden eingeladen werden. Wir wollen die neuen Mitarbeitenden nicht schon am ersten Tag mit Informationen überfrachten, damit sie gut Fuß fassen können und sich zunächst auf das Kennenlernen ihres Teams und ihrer Aufgaben konzentrieren können. Daher erfolgt der Welcome Day bewusst etwas später. Beim Welcome Day begrüßt unser Vorstand die Teilnehmer*innen persönlich und startet mit ihnen in den Tag. Im Laufe der Veranstaltung erläutern wir unsere Vision, unsere Mission und unsere Werte, erklären wie wir arbeiten und was unsere Unternehmenskultur auszeichnet. Zudem stellt unsere Geschäftsführung persönlich die einzelnen Fachabteilung vor, sodass die neuen Mitarbeitenden ein grobes gutes Verständnis von Produkten, Kunden und vielem mehr bekommen. Das Ganze wird durch ein Kennenlernspiel, ein Quiz und ein gemeinsames Mittagessen aufgelockert.

Die ersten Monate in einem neuen Unternehmen sind ja immer eine heiße Phase – für beide Seiten. Hier geht es darum, gut zueinander zu finden. Welche Instrumente nutzt Meierhofer in der Probezeit, um ein erfolgreiches Onboarding zu gewährleisten?

Bei uns finden in der Probezeit nicht nur ein, sondern drei Mitarbeitendengespräche statt. Das erste erfolgt sechs Wochen nach dem Start. Das ist das Orientierungsgespräch, das ein*e Kolleg*in aus dem Personalteam führt. Meines Erachtens ist dies einer der wichtigsten und erfolgreichsten Bausteine unseres Onboarding Konzepts. Hier prüfen wir, ob das Onboarding zufriedenstellend verlaufen ist, erkennen mögliche Problemfelder und leiten bei Bedarf in Zusammenarbeit mit der Fachabteilung entsprechende korrektive Maßnahmen ab. Zudem drehen wir im Personalteam anhand des Feedbacks an den Stellschrauben im Bewerbungs- und Onboardingprozess. Auf dieses Gespräch folgen nach drei Monaten Betriebszugehörigkeit das Zwischenfeedbackgespräch und schließlich das klassische Probezeitendgespräch. Bei beiden geht es um die Vertiefung der Beziehung zu den neuen Mitarbeitenden sowie vor allem um einen Abgleich, ob die gegenseitigen Erwartungen erfüllt wurden.

Mit dem Probezeitendgespräch endet dann zwar der Onboardingprozess, nicht aber die Entwicklung unserer Mitarbeitenden. Denn Weiterbildung und -entwicklung haben bei uns einen sehr hohen Stellenwert. Wie wir unsere Mitarbeitenden hier während ihrer gesamten Meierhofer-Laufbahn unterstützen, erzählen beispielhaft zwei Kolleginnen im Karriereinterview „Gemeinsam wachsen“.