Nun ist sie also wirklich „für alle“ da, die ePA: Seit Oktober 2025 ist die elektronische Patientenakte in Kliniken, Arztpraxen und Apotheken verpflichtend. Doch die Realität zeigt, dass viele Häuser noch nicht bereit sind. Fünf Tage vor dem verpflichtenden Termin war laut Tagesspiegel Background die technische Inbetriebnahme nur bei einem Fünftel der Kliniken abgeschlossen. Wie eine Umfrage der Deutschen Krankenhausgesellschaft (DKG) zeigt, gehen weniger als die Hälfte der Krankenhäuser davon aus, die ePA noch in diesem Jahr im gesamten Haus nutzen zu können.

Mitte Oktober, etwa zwei Wochen nach dem bundesweiten Produktivstart, sah es nicht wesentlich besser aus: Laut einer Umfrage des Deutschen Ärzteblatts unter 756 Klinikärzt*innen war die ePA in nur 2,4 Prozent der Kliniken problemlos nutzbar, 60 Prozent haben sie noch nicht eingeführt.

Was blockiert die Kliniken? Zum einen liege es an veralteten IT-Strukturen, knappen Budgets und umfangreichen Anpassungen in den jeweiligen Krankenhausinformationssystemen, sagt Alexander Beyer, stellvertretender Geschäftsbereichsleiter des Bereichs Digitalisierung und E-Health der DKG in der gematik-Gesprächsrunde am 24.09.2025. Zum anderen binden zahlreiche Projekte wie die Umsetzungen aus dem Krankenhauszukunftsgesetz (KHZG) oder die Digitalgesundheitsgesetze klinikinterne IT-Ressourcen. In den Kliniken gibt es außerdem zahlreiche Drittsysteme, die nicht angebunden werden können und Dateiformate ausliefern, die sich nicht in der ePA abbilden lassen.

Meierhofer und Contilia als Vorreiter bei der ePA

Wie gut die ePA im Klinikalltag funktionieren kann, zeigt Contilia. Mit seinem Gesundheitsnetzwerk aus Krankenhäusern, medizinischen Versorgungszentren sowie Reha- und Pflegeeinrichtungen gehört die Gruppe zu einer der größten Gesundheitsversorgern im mittleren Ruhrgebiet. Seit vielen Jahren setzt die Contilia das Krankenhausinformationssystem M-KIS von Meierhofer ein – und seit Mitte 2025 befüllen die Häuser die elektronische Patientenakte. Das ePA-Modul ist tief in M-KIS integriert. Damit gehört Contilia deutschlandweit zu den ersten Krankenhäusern, die die ePA aktiv nutzen.

Die Chancen nutzen

Peter Flacker hat in Schweden erlebt, „welche Leichtigkeit im Umgang mit Gesundheitsdaten entstehen kann, wenn es gut funktioniert.“ Das war seine Motivation als Oberarzt in der Kinderchirurgie bei der Contilia hier in Deutschland das ePA-Projekt aktiv zu begleiten. Er rät allen anderen Häusern, die ePA von Anfang an im Behandlungsprozess mitzudenken und nicht als optional anzusehen. Für einen erfolgreichen Roll-out ist das Zusammenspiel von Klinikteam, Infrastruktur und Softwareanbieter entscheidend. Klinikinterne Ressourcen müssen rechtzeitig geplant und entsprechende Mitarbeiter auch freigestellt werden. Von der Funktionalität der ePA ist der Oberarzt begeistert. So ist es unter anderem möglich, in M-KIS den Widerspruch – zum Beispiel bei bestimmten Erkrankungen – auch manuell während des Behandlungsprozess hinzuzufügen.

Die Einführung der ePA ist ein IT-Projekt, das umfassend geplant und gesteuert werden muss und dass auch klinikinterne Ressourcen bindet. Der Oberarzt plädiert dafür, nicht nur die Probleme zu sehen, sondern vor allem die Chancen: „Ich bin überzeugt davon, dass die ePA eine super Sache wird – und auch teilweise schon ist,“ betonte er am 24. September 2025 in der Veranstaltung gematik digital: ePA für Krankenhäuser.

Schrittweiser Roll-out auf die Abteilungen

Über das ePA-Modul in M-KIS lassen sich Befugnisse und Widersprüche verwalten, auf ärztliche Dokumente zugreifen, Medikationslisten abrufen, ePA-Dokumente in den Fall übernehmen und M-KIS Dokumente wie Arztbriefe nach der Konvertierung in PDF/A in die ePA einstellen.

Der Roll-out der elektronischen Patientenakte erfolgte bei der Contilia schrittweise: Im März 2025 begann das Projektteam, Entlassberichte, Ambulanzberichte und Operationsberichte in die ePA einzustellen. Im April 2025 schulte Peter Flacker bereits die ersten Key User. Anschließend nutzten die ersten Abteilungen im Elisabeth-Krankenhaus Essen die ePA im Klinikalltag. Dazu gehörten die Kinderchirurgie, Diabetologie und Gynäkologie. Mit der Kardiologie kam im Mai 2025 eine weitere große Abteilung hinzu. Im Juli 2025 erfolgte schließlich der häuserübergreifende Roll-out auf die übrigen Fachabteilungen der Contilia. Auch der Nutzerkreis hat sich entsprechend erweitert: Waren es vorher vor allem die Ärzt*innen, die die ePA befüllten, wird sie nun auch von den Schreibdiensten und dem Qualitätsmanagement bearbeitet.

Geplant: Noch mehr Erweiterungen im ePA-Modul

Die enge Zusammenarbeit mit Meierhofer, ein Projektteam bestehend aus IT, Ärztlichen Dienst und Qualitätsmanagement, das Update auf die aktuelle M-KIS-Version und der regelmäßige Austausch mit anderen M-KIS-Häusern haben zum Erfolg des Projekts beigetragen. Meierhofer plant im ePA-Modul Erweiterungen über die Muss-Kriterien hinaus. „Wir ermöglichen unseren Kunden, die ePA aktiv zu befüllen und sie gerne zu nutzen,“ sagt Andreas Storer, Teamleiter Produktmanagement bei der Meierhofer AG. „Dafür denken wir über die Pflichtkriterien hinaus und ergänzen das Modul um Funktionen, die echten Mehrwert im Klinikalltag bieten.“ Gemeinsam mit der Contilia hat Meierhofer gezeigt, wie die ePA-Einführung erfolgreich gelingen kann.