Als sich die Verantwortlichen des Städtischen Klinikums Wolfenbüttel für die Einführung des Patientendatenmanagementsystems M-PDMS der Meierhofer Medizintechnik GmbH auf der Intensivstation entschieden, war das Coronavirus noch kein Thema. Auch eine Knappheit von Intensivbetten und Beatmungsplätzen war kein vorstellbares Szenario. Ausschlaggebend für die Anschaffung eines PDMS war 2014 vielmehr der Wunsch nach einem möglichst papierlosen Krankenhaus – dem man 2018 mit der Einführung der Meierhofer Lösung einen guten Schritt näherkam. In Zeiten der Corona-Pandemie unterstützte die Software die Arbeit auf der Intensivstation.

Im Interview erklären Dr. Roland Diesel, Oberarzt im Team der Klinik für Anästhesie, operative Intensiv-, Notfall- und Schmerzmedizin, Ulf Glockenthör, Risikomanager des Klinikums, sowie Sebastian Skalski, IT-Leiter, warum M-PDMS die Software der Wahl war und wie sich die Arbeit seit der Einführung des Systems verändert hat.

Welche Rolle spielt die Digitalisierung im Klinikum Wolfenbüttel?

Sebastian Skalski: Wir beschäftigen uns schon länger mit der Digitalisierung möglichst vieler Prozesse. 2016 haben wir das Ziel eines papierlosen Krankenhauses formuliert. Wir sehen in der Digitalisierung vor allem Wege, die Versorgungsqualität zu erhöhen, indem wir Informationen bündeln und sie an mehreren Orten gleichzeitig verfügbar machen. Das senkt die Fehlerquote und erhöht die Patientensicherheit. Schon 2015 hatten wir ein Medikationstool eingeführt, seit 2018 arbeiten wir nun erfolgreich mit M-PDMS.

Wie sind Sie auf Meierhofer aufmerksam geworden?

Sebastian Skalski: Das war 2014 auf der conhIT, der heutigen DMEA, in Berlin. Zu dem Zeitpunkt hatten wir die Suche nach einem geeigneten System aktiv aufgenommen. Auf der Messe konnten wir einen ersten Blick auf das System werfen. Das war ein wichtiger Meilenstein für die Entscheidung.

Aus welchen Gründen haben Sie sich für M-PDMS entschieden?

Dr. Roland Diesel: Für uns als Anwender stehen natürlich die gute Bedienbarkeit und Haptik im Fokus. Letztlich darf eine Software die Prozesse nicht unnötig verlängern, weil man nicht weiß, wo man klicken muss oder was auf dem Bildschirm angezeigt wird. Auf der Intensivstation muss alles schnell gehen und gleichzeitig unzweifelhaft sein. M-PDMS ist intuitiv und liefert die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt für den richtigen Anwender. Das hat uns überzeugt.

Sebastian Skalski: Von IT-Seite waren der geringe Konfigurationsaufwand sowie die einfache und herstellerneutrale Geräteanbindung entscheidend.

Welche Herausforderungen gab es bei der Einführung?

Ulf Glockenthör: Wir wollen ehrlich sein: Nicht alle Mitarbeiter*innen sind PC-affin und haben sich über die Einführung einer Software gefreut. Da mussten wir an einigen Stellen auch Überzeugungsarbeit leisten. Wichtig ist, dass wir die Sorgen ernst genommen haben, uns zugleich aber nicht haben abschrecken lassen. Denn ohne Veränderung besteht auch keine Chance auf Verbesserung. Eine weitere, kleinere Hürde war, dass unsere alten, internen Ernährungspumpen keine stabile Datenverbindung zum PDMS herstellen konnten. Wir mussten neue anschaffen. Und schließlich musste die Medikationsliste mit den Stoffgruppen per Hand übertragen werden. Das waren aber alles kleinere und gut lösbare Aufgaben.

Wie verlief die Schulung?

Dr. Roland Diesel: Gut. Wir haben die Inhouse-Schulung von Meierhofer als Grundlage dafür genutzt, die Fragen der eher kritisch eingestellten Mitarbeiter*innen zu beantworten. In diesem Rahmen konnten viele Sorgen und Ängste genommen werden. Das „digitale Selbstvertrauen“ der Mitarbeitenden wurde gestärkt. Zusätzlich zur Schulung durch das Meierhofer Team haben wir ein eigenes Nachschulungskonzept erarbeitet, mit dem wir stationsintern regelmäßig neu schulen und auffrischen können.

Welche Prozesse haben sich seit der Einführung von M-PDMS besonders zum Positiven gewandelt?

Dr. Roland Diesel: Die gesamte Datenübernahme. Früher mussten wir handschriftliche Notizen anfertigen oder uns Informationen merken, bis wir Zeit und Gelegenheit hatten, diese schriftlich zu dokumentieren. Dieser Prozess ist fehleranfällig und zeitintensiv. Heute werden Daten automatisch übernommen, was eine enorme Erleichterung bedeutet. Und natürlich ist auch alles besser lesbar, weil es automatisch digital dokumentiert wird. Das erhöht die Patientensicherheit, da es zu keinen Verwechslungen kommt. Nachfragen werden ebenfalls seltener – Anordnungen und Verordnungen sind besser lesbar und nachvollziehbar. Dies gilt im Besonderen auch für den Bereich Medizin-Controlling und Abrechnung. Aufgrund der konsistenten und von jedem problemlos zu verwertenden Datenbasis lassen sich zudem Prüfungen durch den MDK effizienter bearbeiten.

Vor welchen Herausforderungen steht das Klinikum aktuell mit Blick auf COVID-19?

Ulf Glockenthör: Bisher konnten wir viele COVID-19-Patienten erfolgreich behandeln. Dazu hat sicherlich auch der eingespielte, digitale Prozess beigetragen – neben den phantastischen Leistungen der pflegenden und ärztlichen Kollegen. Wir arbeiten alle gemeinsam daran, unsere internen Abläufe sicher zu gestalten und ausreichend Testkapazitäten vorzuhalten. So können wir für unsere Patienten und Klinikmitarbeitenden auch in der Pandemie ein sicheres Umfeld gewährleisten.

Dr. Roland Diesel: Wir müssen uns stetig an das dynamische Infektionsgeschehen anpassen: Personal, Ressourcen, Kapazitäten, Material: Alles muss ständig neu definiert werden. Schon jetzt haben wir aus der Krise gelernt, dass wir ein tolles Team haben, das zusammenhält und mit dem sich sehr viel bewegen lässt.

Welche Ratschläge geben Sie Ihren IT-Kollegen, wenn es um die Umsetzung eines solchen Projektes geht?

Sebastian Skalski: Trauen Sie sich. Machen Sie. Und achten Sie darauf, alle an dem Prozess beteiligten Personen rechtzeitig ins Boot zu holen. Lassen Sie die Anwender über das System entscheiden. Wenn hier keine Akzeptanz besteht, wird ein solches IT-Projekt nie ein Erfolg.

 

Der Beitrag ist erstmalig erschienen im Kundenmagazin M-IT 01/2021, S. 14-15.