Die Contilia-Kliniken im Ruhrgebiet nutzen schon seit einigen Jahren das Krankenhausinformationssystem M-KIS von Meierhofer. Anfang Mai 2021 wechselten das Elisabeth-Krankenhaus Essen (EKE), das St.-Marien-Hospital Mülheim (SMH) und die Katholischen Kliniken Ruhrhalbinseln (KKRH) auf die neue Generation von M-KIS. Mit dem Plattformwechsel bekam M-KIS eine vollkommen überarbeitete Bedienoberfläche. Rund 3.500 Contilia-Mitarbeiter*innen mussten daraufhin entsprechend geschult werden. Contilia setzte dabei auf einen neuen Schulungsansatz mit einem digitalen Lernmanagementsystem (LMS), der gemeinsam mit Meierhofer konzipiert wurde. Mit einer Mischung aus Präsenzveranstaltungen, Remote-Schulungen und Lernvideos für das Selbststudium konnten innerhalb kurzer Zeit Tausende von Mitarbeitenden von Contilia auf das neue KIS geschult werden. Helga Nottebohm, Leiterin für Fort- und Weiterbildung bei Contilia, und Nele Ludwig, verantwortlich für die strategische Ausrichtung der Meierhofer Akademie, berichten im Interview über ihre Erfahrungen.

Wie laufen Schulungen normalerweise bei Contilia ab?

Helga Nottebohm: Normalerweise laufen Schulungen zur Dokumentation bei uns in der Contilia immer standortabhängig ab, zum Beispiel dann, wenn neue Mitarbeiter*innen bei uns anfangen. In der Regel hat das die IT-Abteilung selbst übernommen. Die Corona-Pandemie hat dann aber das Thema Präsenzschulungen quasi zum Erliegen gebracht. Und bei solch einem großen Projekt wie der Neueinführung eines KIS, bei dem viele Anwender*innen gleichzeitig geschult werden müssen, war außerdem klar, dass wir einen neuen Ansatz brauchen.

Wie sieht das neue Schulungskonzept aus?

Nele Ludwig: Die Anforderungen an interne und externe Schulungen haben sich geändert. Das war auch schon vor Corona der Fall. Krankenhausmitarbeiter*innen haben heute kaum noch Zeit, einen ganzen Arbeitstag in einer Präsenzschulung zu verbringen. Deshalb haben wir unser Schulungskonzept überdacht und mit der Meierhofer Akademie gemäß dem Blended-Learning-Konzept neu konzipiert. Wir wollten uns damit noch besser an den Anforderungen des Krankenhausalltags ausrichten – weg vom Frontalunterricht, hin zu mehr Flexibilität und individualisierten Lernangeboten.

Helga Nottebohm: Dieses Konzept hat uns sofort überzeugt, zumal wir auch schon Erfahrung mit einer Lernmanagementsoftware hatten. Dieser Ansatz passt zudem perfekt zu unserer Digitalisierungsstrategie, die ja ganzheitlich gedacht ist und sich nicht nur auf die Einführung des neuen KIS beschränkt.

Wie sieht das nun in der Praxis aus? Wie laufen die Schulungen konkret ab?

Helga Nottebohm: Wir haben die KIS-Schulungen sowohl nach den verschiedenen Fachthemen als auch Berufsgruppen ausgerichtet. Es gab zum Beispiel spezielle Schulungen zum Thema Komplexbehandlung, Bettenplanung oder ZNA-Dashboard, die speziell für Therapeut*innen, Sekretariate, das Medizincontrolling, für die Pflege und die Ärzteschaft ausgerichtet waren. Abhängig von der Zielgruppe und den jeweiligen Anforderungen wurden dann die Kurse gemäß Baukastenprinzip gestaltet, bestehend aus Präsenzveranstaltungen, Remote-Schulungen, Sprechstunden und kurzen Lernvideos, die sich jeder bei Bedarf im Selbststudium anschauen konnte. Im Nachgang konnten die Teilnehmer*innen das erworbene Wissen anhand von Testfragen überprüfen.

Welche Vorteile hat dieser Ansatz?

Helga Nottebohm: Über das LMS erhalten die Nutzer*innen sofort einen Überblick darüber, welche Kurse schon abgeschlossen und welche noch zu absolvieren sind. Außerdem können über die Software schnell und unkompliziert Lernmaterialien sowie die Aufzeichnungen von Remote-Schulungen zur Verfügung gestellt werden. Die Zertifikate kann sich jeder nach erfolgreicher Teilnahme selbst herunterladen oder ausdrucken. Für das Selbststudium und zur Wiederholung haben sich die kurzen Lernvideos prima bewährt. Für offene Fragen oder Probleme standen die Kursleiter*innen in persönlichen Sprechstunden zur Verfügung. Für uns, die den administrativen Part dieser Schulungsreihe zu betreuen hatten, ist es besonders praktisch, dass wir in Zukunft die Nutzer*innen den einzelnen Kursen per Zielgruppendefinition und Buchungskreis zuordnen können. Bei über 4000 Schulungsteilnehmer*innen, die es insgesamt zu verwalten gilt, ist das eine enorme Arbeitserleichterung. Überdies haben wir die Möglichkeit, über das LMS die erfolgreichen Abschlüsse der Kurse auszuwerten – selbstverständlich unter Einhaltung der Datenschutzregeln.

Ein solch großes häuserübergreifendes Schulungsprojekt ist sicherlich kein Selbstläufer. Was waren die größten Herausforderungen?

Nele Ludwig: Die technischen Voraussetzungen in der Klinik müssen bei solch einem Projekt immer bedacht werden, und darüber haben wir uns im Vorfeld viele Gedanken gemacht. So hat Contilia eigens für die Schulungen neue Hardware wie Laptops, Headsets und externe Mikrofone angeschafft.

Helga Nottebohm: Das war in der Tat eine Herausforderung, weil es bedingt durch die Corona-Pandemie Lieferengpässe bei der Hardware gab, die zum Teil ja jetzt noch anhalten. Im Großen und Ganzen haben wir das aber gut hinbekommen. Auch muss man sich überlegen, wie man diejenigen Klinikmitarbeiter*innen einbezieht, die über keine dienstliche E-Mail-Adresse verfügen. Zum Glück hat Meierhofer schon viel Erfahrung mit solchen Großprojekten und hat uns hier gut beraten. Die Abstimmungen verliefen immer sehr zielführend, professionell und auf kurzem Dienstweg, sodass wir auftretende Probleme schnell beseitigen konnten.

Die Schulungen laufen unter diesem neuen Konzept nun schon seit mehr als einem halben Jahr. Welche Rückmeldungen haben Sie bisher von den Kolleg*innen erhalten?

Helga Nottebohm: Das Feedback ist durchaus positiv. Bei einer Einführung eines neuen KIS sind die Vorbehalte und Ängste ja in der Regel recht groß, doch am Ende waren alle überrascht, wie reibungslos alles ging und vor allem, wie einfach die Software doch zu bedienen ist. Besonders die kurzen Lernvideos, die sich jeder selbst anschauen kann, kamen sehr gut an. Hier werden die einzelnen Bedienelemente und Funktionen noch mal Schritt für Schritt erklärt und ausgeführt.

Nele Ludwig: Auch uns hat es sehr viel Spaß gemacht, zusammen mit Contilia dieses Konzept zu erarbeiten. Davon profitieren wir auch intern für unsere eigenen Schulungen. Die kurzen Lernvideos kommen zum Beispiel bei uns ebenfalls sehr gut an, wenn sich neue Mitarbeiter*innen in unsere Software einarbeiten.

Was würden Sie anderen Kliniken raten, die mit dem Gedanken spielen, ein (neues) LMS einzuführen?

Helga Nottebohm: Den Mut haben, Neues zu wagen, denn es lohnt sich, aber auch den Aufwand, der dahintersteckt, nicht zu unterschätzen! Wer ein KIS einführt und Menschen befähigen will, damit zu arbeiten, wird um ein LMS nicht herumkommen. Generell ist es wichtig, dass Mitarbeiter*innen genug Zeit und Ruhe für ihre Schulungen haben. Wir haben dafür extra Räume und Rechner zur Verfügung gestellt und Arbeitszeit freigehalten.

Nele Ludwig: Dem kann ich mich nur anschließen. Ein LMS lohnt sich, das sehen wir bei uns intern und auch bei unseren Kunden, da sich Schulungen dadurch viel einfacher verwalten und steuern lassen. Ein regelmäßiger, enger Austausch mit den einzelnen Beteiligten, wie der Klinik und dem Dienstleister, ist dabei ganz entscheidend. Es ist wichtig, frühzeitig alle Akteure mit ins Boot zu holen, Verantwortlichkeiten zu benennen und die nächsten Schritte festzulegen. Im Zuge dessen ist es auch essenziell, jemanden für den Support zu haben, der die Anwender*innen bei technischen Fragen und Problemen rund um das LMS unterstützt. Doch wenn das Konzept erstmals steht und die Lerninhalte verfügbar sind, wird die Begeisterung groß sein.

 

Der Beitrag ist erstmalig erschienen im Kundenmagazin M-IT 03/2021, S. 16-17 sowie im KTM-Journal 11/2021.